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Les principes de la communication s’appliquent aussi à la Visioconférence avec des spécificités complémentaires. La distance ne facilitant jamais la communication, nous vous proposons une check-list des points de vigilance pour la réussite de vos rendez-vous commerciaux à distance.
Préparer son environnement
- Se préparer comme vous le feriez pour un rendez-vous physique
- S’assurer de la qualité de l’arrière-plan (neutre et sobre ou encore mieux, professionnel, en intégrant le logo de votre entreprise). Vous pouvez utiliser un arrière-plan virtuel ou le flouter
- Vérifier (plutôt deux fois qu’une) le son et l’image ainsi que le bon fonctionnement de l’outil choisi : prévoir du temps pour le tester avant le démarrage de la réunion
- Prévoir un environnement silencieux, sans risque d’être dérangé
- Apprendre à exploiter au mieux les options du système de Visio utilisé afin de rendre votre intervention la plus interactive possible (tableau blanc, tchat, système de sondage en ligne…)
Cadrer l’image
- Cadrer sur votre visage, vos épaules et vos bras, afin de vous donner le plus de présence possible
- Vous positionner face à l’écran pour être en situation de face à face (éviter les prises de plongée ou contre plongée)
- Assurer un éclairage pour que votre visage soit « mis en lumière » : installer une lampe derrière et au-dessus de votre écran pour avoir un rétro-éclairage
Etre attentif à sa posture, introduire de la gestuelle
- Avoir une posture droite ou légèrement en avant (tête et buste), ne pas «s’avachir» dans son fauteuil
- Faire en sorte que vos bras et mains soient visibles
- Eviter les gestes parasites
- Eviter les gestes barrière (bras croisés, gestes pare-chocs, frontière de protection)
- Privilégier autant que possible les gestes d’ouverture (gestes hauts) : ils s’offrent à la discussion, à l ‘échange, ils sont garants de bienveillance, de franchise et de bien-être
- Regarder vos interlocuteurs (et donc la web cam) « dans les yeux », soyez attentifs à poser votre regard pour vous assurer d’un bon degré de présence, de motivation et d’assurance (regarder quelqu’un, c’est marquer l’attention qu’on lui porte)
Etre attentif à sa voix
Au-delà des mots, l’essentiel de votre message sera véhiculé par le paraverbal qui permet de véhiculer vos intentions, vos émotions, votre engagement :
- Volume : donnez à votre voix l’intensité suffisante pour que votre message soit clairement perçu. Vérifiez régulièrement que votre interlocuteur vous entend bien
- Diction : soignez votre articulation et votre prononciation, détachez les mots et les syllabes
- Intonation et modulation : pour faire passez des e-sentiments et émotions, modulez votre voix pour renforcer les points forts de votre message et capter l’attention
- Rythme : variez le rythme
- Adoptez une position d’écoute active et souriez !
- Ecoutez votre interlocuteur jusqu’au bout, en fixant votre regard sur votre web cam
- Ne coupez jamais la parole, laissez un court temps de latence à la fin de l’intervention de votre interlocuteur afin d’être sûr qu’il a pu aller au bout de son discours
- Validez la bonne réception de votre message : reformulez ou faites reformuler plutôt deux fois qu’une, validez que votre message a été bien compris
- Concluez par des remerciements et des éléments clairs sur la suite à donner (par vous et/ou par votre interlocuteur)
Et… les fondamentaux d’un entretien physique restent les mêmes en virtuel !
- Préparer son entretien en fixant un objectif et les points essentiels à adresser
- Créer la relation et assurer le « contact positif » avec votre interlocuteur
- Utiliser les techniques de synchronisation (physiques, mentales) pour être en phase avec votre interlocuteur
- Proposer un ordre du jour en début de réunion et valider qu’il convient aux participants
- Vérifier le temps dont dispose votre interlocuteur pour cette réunion
- Soigner sa tenue vestimentaire
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